公务员考试：处置办毕公文

公务员考试：处置办毕公文

　　处置办毕公文指根据一定的标准分别对已办理完毕的不同公文的归宿作出安排。主要包括：立卷、归档、清退、销毁、暂存。

　　一、公文立卷

　　公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。它是文书部门整理与保存文件的一种重要方法，也是机关公文处理工作的重要内容。

　　1.案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体。它是文书档案的基本保管单位，与公文立卷有着密切的联系。

　　2.公文立卷工作的组织。公文立卷工作的组织主要有建立和健全文书部门的立卷制度，正确选择立卷的地点和确定公文立卷范围等方面。其中，建立和健全文书部门立卷制度是组织好立卷工作首先要解决好的一个问题。明确公文立卷的范围，才能保证在公文立卷工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后查找利用的需要。

　　3.公文立卷的原则可表述为：保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。

　　4.公文立卷的基本方法可以概括为：遵循公文立卷的原则与要求，科学地选用公文中的某些特征作为立卷标准，把文件组合成案卷。这一方法的核心是科学地选用文件特征作为立卷标准的问题。根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。问题、时间、文种、作者、地区和通讯者可作为公文立卷的基本特征。

　　5.公文立卷的准备工作包括事先编制好立卷类目、坚持做好平时立卷工作两方面的内容。立卷类目也称归卷类目、案卷类目。它大体上可分为综合的立卷类目、分编的立卷类目两种。立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成。在编制好立卷类目的同时还必须做好平时立卷工作。所谓平时立卷工作是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。

　　6.案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。

　　二、公文归档

　　案卷组合和编目成卷工作完成以后，公文处理部门应根据归档的要求填写案卷目录，编制各种检索工具，并按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷一起向机关档案室移交。至此，整个公文立卷归档工作即告完结，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。其意义在于使办理完毕的有查考价值的公文完成其向档案转化的过程，使公文能更充分地发挥其历史效用。

　　三、公文暂存

　　公文暂存是指暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文(一份已立卷归档)和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。其意义在于方便日常查考，减少档案部门的工作压力，挽救确有留存价值的公文，使其更充分地发挥效用。

　　四、公文清退的范围

　　公文清退是指经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。清退的意义在于维护公文的安全，防止错误扩散，避免出现工作中的被动局面和不良影响，维护公文的权威性与有效性。

　　需要清退的文件包括：绝密文件、有重大错漏的文件、被明令撤销的文件、仅供征求意见或审阅的文件、未经本人审阅的领导人的讲话稿、由发文机关指定清退的文件等。

　　五、公文销毁的范围和方式

　　公文的销毁是指以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的公文所作的毁灭性处理。其意义在于保守公文中的秘密，避免无用公文的干扰，减少公文管理中无效的工作量。

　　需要销毁的文件包括：无留存价值的文件，无留存必要的重要文件，不立即销毁会造成失密和严重损失的文件，一般性公文的草稿及印制中形成的校样、印版等。

　　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。个人不得擅自销毁公文。

　　【真题实例】 应该立卷归档的公文是()。

　　A. 具有查考价值的已办理完毕的公文

　　B. 明令撤销的公文

　　C. 秘密公文

　　D. 未经本人审阅的领导人的讲话稿

　　【解析】 本题正确答案为A。对具有查考利用价值的已办理完毕的公文应当立卷归档，故A选项正确;明令撤销的公文和未经本人审阅的领导人的讲话稿属于清退的范围，故选项B和D错误;秘密公文有时由发文机关批准清退，有时予以暂存，有时予以销毁，但不予立卷归档。

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