军转干考试：公文写作三大必知

军转干考试：公文写作三大必知

　　一、公文标题

　　标题是公文的“眼睛”，拟好标题是写好公文的必然要求。这里对一些常见的错误加以分析，归纳起来的标题十二忌，供大家参考。

　　1、文种要正确

　　一忌不可错用。公文文种的种类和适用范围是法定的，不可错用。主要存在以下几种病例：

　　报告、请示不分：如《××市人民政府关于解决水利建设资金的报告》，解决水利建设资金需要“请示”，标题应改为《××市人民政府关于解决水利建设资金的请示》;再如《××县工业普查领导小组关于工业普查准备工作情况的请示》，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”。

　　批复、复函不分：两个不相隶属的单位，只能用复函。如《××省人民政府关于××市总体规划的复函》，是省政府对市政府请示的答复，应把“复函”改为“批复”。

　　公告、通告不分：主要是将“通告”错用成“公告”，“公告”是属于向国内外宣布重要事项和法定事项，如在小区门前常见的《××市供电局关于××区域暂时停电的公告》、《××市关于严禁在市区养犬的公告》等，都要把“公告”改为“通告”。

　　除此之外，还有通报与决定不分、批复与决定不分、通报与通知不分等错用情况。

　　二忌不可并用。“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时出现，比较常见的有“关于××的请示报告”、“关于××的请示函”等。如《××县民政局关于成立消防科的请示报告》(应将“报告”删去)，《××县人民政府关于同意建立××集贸市场给县工商局的批复函》(应将“函”删去)。

　　三忌不可自造。拟写公文标题时，一定要准确地从本单位所在系统的法定文种中选定，不能自造文种。如《××关于开展××活动的汇报》，“汇报”不属于公文文种，应改为“报告”。再如《××单位关于增设××科室的申请》，“申请”也不属于公文文种，应改为“请示”。

　　四忌不可省略。公文标题中表示公文文种的名词，无论在什么情况下都不能省略。如《××市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示》，这不是“请示”而是批转性通知，应改为《××市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示的通知》。

　　2、事由要准确

　　五忌不可随意省略。“事由”即公文的主要内容。某些公告，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但事由在多数情况下是不可以省略的。如《××省人民政府关于……的决定》，不能省略为《××省人民政府决定》;《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》，不能省略为《××省科学技术委员会的函》。

　　六忌不可繁复冗赘。繁复冗赘的公文标题往往含混不清，让人难解其意。避免此病误的关键是善于概括和精练词语。如《国务院批转财政部等部门关于制止乱开减收增支口子的报告的通知》，对联合发文的几个部门和批转公文的主要内容都进行了概括，拟制得简洁、规范。

　　另外，对层层转发，即转发层次较多的公文，尽量不要出现《××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院……的通知的通知的通知的通知》，可采取“直转法”处理，将标题简化为《××县人民政府关于转发国务院……的通知》。

　　七忌不可简而不明。简而不明的公文标题，往往似是而非，改正时须根据公文内容恰当地提炼出事由。如《××航运管理所航行通告》，根据文件内容，可改为《××航运管理所关于确保施工和航行安全的通告》;再如《××县人民政府关于国庆节的通知》，事由“国庆节”太简单，可改为《××县人民政府关于国庆节放假的通知》。

　　八忌不可错用词语。此处主要指批转性通知和转发性通知中“批转”与“转发”的错用。如区县局报来关于实施民生计量的意见，市局如同意在全市质监系统执行，则应“批转”文种;而对省局或国家总局下发的文件，我们就会用“转发”。在拟制这类标题时，一定要根据行文关系来确定用“批转”还是“转发”。“批转”是先批示再转发，因此只有上级机关才有权批转下级机关的来文。

　　还有一种情况是在“报告”、“请示”中滥用了“上报”、“呈报”、“申请”、“要求”、“请求”等报请性词语。如《××市工商行政管理局关于上报加强工商行政管理工作的报告》，“上报”与“报告”重复，应把“上报”删去。再如《××市人民政府关于请求解决水利建设资金的请示》，“请求”和“请示”重复，应把“请求”删去。

　　3、形式要规范

　　九忌不可出现语病。各种语病在公文标题中都有可能出现，比如搭配不当，语序不当，成分残缺，成分多余，句式杂糅等，应运用语法、修辞、逻辑知识加以改正。如：《××学校关于加快发展本校彩色印刷品生产若干措施的通知》，这个标题动宾搭配失当，文种使用不当：“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品生产”而不能是“若干措施”;若文件内容有“决定采取以下措施”等语，应将“通知”改为“决定”。《××省教育厅关于加强普通高校保卫工作若干问题的试行意见》，这个标题有多项错误：一是动宾搭配不当，“加强”的宾语应是“保卫工作”而不能是‘若干问题”;二是“若干问题”不能限定“试行意见”;三是“意见”属于导向性和参考性文书，不具有强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。

　　十忌不可随意省略或错用介词“关于”。介词“关于”在标题中不可滥用，也不可随意省略，而且位置必须正确。如(举例)《××局优先提高办公室生活待遇的通知》，缺少“关于”，应在“××局”后加上“关于”;《关于××市财政局向××市物价局联系临时住房问题的函》，“关于”位置不当，应将“关于”移至“财政局”后。“关于”滥用主要表现在层层转发的公文标题中，如《××关于转发××关于××的通知》，前面的“关于”可省略，因发文机关是“转发”这一动作的施事者，省略“关于”不会产生歧义。但在两个“关于”相距较远且不大拗口的情况下，则以不省略为好。

　　十一忌不可滥用或错用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名符号外，一般不用标点符号。”公文标题中赘加或错用标点符号的问题一直比较严重。其主要表现，一是批转(转发、发布)法规、规章，不用书名号而错用引号，如《××省人民政府关于学习宣传“中华人民共和国森林法”的通知》，应把引号改为书名号;二是批转、转发或批复非法规性公文(如请示、报告、意见等)，滥用书名号，如《××县人民政府批转县经委〈关于加快经济适用房建设的意见〉的通知》，其中“意见”不属于法规，应去掉书名符号;三是不必使用其他标点符号而随意使用，如《××县劳动局关于推荐订购企业二、三级人员定额定员方法讲座录像片的函》，其中的顿号不能使用;四是标点符号标错位置，如《××省人民政府关于转发国务院〈关于职工工作时间的规定〉的通知》，应改为《××省人民政府关于转发〈国务院关于职工工作时间的规定〉的通知》。

　　十二忌不可不讲究文字排列。标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词拆开。许多公文标题在文字排列上很不讲究，主要病误是未能尽量保持词或词组的完整性以及字数搭配上的匀称。有的将一个合成词拆开排成两行，有的行与行字数相差悬殊，有的因排列不当造成错误语意等等。

　　二、汉字的使用规范。

　　1、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如，一律，二倍体，四书五经，五四运动，十一届三中全会，十届全国人大三次会议。

　　2、相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，期间不能用顿号“、”隔开，如，三五天，两三人，十之八九不能写成三、五天，两、三人，十之八、九。

　　3、含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组的数字要求使用汉字。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“•”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号。是否使用引号，视事件的知名度而言。如五四运动，“一二•九”运动，“九一三”事件。

　　4、概数、约数数字的书写。概率(或模糊)数字在文件中出现，应当模糊一头，而不能模糊两头。如，近百人或百人左右，不能写或“近百人左右”;80%以上或接近80%，不能写成“接近80%以上”等。

　　5、文章标题序号标写问题。根据国务院的统一规定，文件标题序号标写采用汉字和阿拉伯数字混合使用的编排方式，其标准格式是，第一层为“一、”，第层二“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

　　6、关于语序的问题。句子中使用的定语、状语等中心词修饰不当，容易产生语义混乱。如“今天，我们学了两个国务院文件”，这里用“两个”修饰国务院显然是不对的，国务院只有一个，修饰的应该是文件，应改为“今天，我们学习了国务院的两个文件。”常见的还有“原国务院总理朱容基参加了座谈会。”此处，“原”修饰的应该是“总理”，国务院没有原来和现在之分，应改为“国务院原总理朱容基参加了座谈会”。

　　同时，还有主体变化，侧重点相应转移。

　　三、引用规范。

　　常见的引用病误，主要有以下几种：

　　1、引用不规范。例如，有一份通知的开头是：“根据市委(2004)6号文件的要求……”根据《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第三项的规定，引用公文“应当先引标题，后引发文字号”。公文中如涉及对有关法律、法规的引用，必须注意写其全称或规范性简称，不能随意裁剪。例如，我们经常碰见的行政执法中会用到法律、法规，如行政起诉方面的，此时不能用口语里的“根据《行诉法》第某条，”而应改为《中华人民共和国行政诉讼法》或我国《行政诉讼法》。

　　2、引用不准确。不能因为文件标题较长，在引用时就滥行省略，以免影响其准确性。

　　3、引用不得体。主要有两方面的表现。其一是所因内容与上下文之间的衔接不够紧凑，给人以不协调感。例如有一篇题为《在改革中探索发展县办工业的新路子》的调查报告，其中有这样一段文字：“我市十个县办工业是在原来手工业社的基础上，在大跃进和大办农业时期，围绕为农业服务这个中心，用土法上马、因陋就简的方法发展起来的。毛泽东同志指出：没有什么困难可以阻碍人的前进，只要奋斗，加以坚持，困难就赶跑了……”此例所引毛泽东同志的指示，目的在于说明该市十个县办工业克服困难、艰苦创业的斗争精神，但与上下文意不连贯，引用是多余的，应将其删掉。

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