军转干必考公文写作：批复和函写作规范

军转干必考公文写作：批复和函写作规范

　　批复

　　1、文种释义

　　批复，是上级机关对下级机关请示事项作出答复的公文。批复要对请示事项明确表示同意或不同意、批准或不批准的态度。批复是具有指示性质的公文，下级部门要解决请求的问题必须以批复内容为依据。

　　2、基本结构与写法

　　一般对简单请示事项的批复，文字内容都比较简短，针对重大问题或复杂问题的批复，文字就比较长。无论长短，批复的结构内容一般都由标题、正文、落款三个部分组成。

　　标题。由发文机关名称、发文事由、文种三个要素组成。拟写标题的事由部分有两种常见的情况：一种是写出下级机关请示文件的标题来体现事由，如《关于对市计量测试所关于购买交换机计时计费检定仪等设备请示的批复》;另一种是针对下级机关请示的事项，直接写出批复的事由，如《关于同意市计量测试所购买电导仪的批复》。

　　正文。批复的正文由批复的根据和批复的意见两部分内容构成。一是批复的根据。引述下级单位的来文标题和发文字号，“你局《关于开通县政务服务中心代码数据接口的请示》(发文字号)已收悉¨¨¨”。二是批复的意见。紧接批复根据写出批复意见，对请示或报告的事项作出明确、具体的答复。如《××市物价局关于对××市电子原件厂〈关于提高电子原件出厂价格的请示〉的批复》，正文写出批复的根据后，针对请示中陈述的困难和申请批准的事项，写出批复意见：“由于电子产品的原材料及辅料价格的提高，生产成本上升较大。为保证电子产品正常生产，满足市场的需要，同意将你厂电子产品出厂价格提高5%，从文到之日起执行。”这篇批复的文字不多，但结构完整，内容简明扼要，针对性强。如批复的意见较长，就需要单独写成一个部分，并以条款的形式来分别表述有关的意见。在正文的结尾处，常用“此复”、“特此批复”等习惯用语。

　　落款。在正文右下方位置写上发文机关名称及发文日期。

　　3、写作要求

　　(1)慎重对待，及时答复。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。

　　(2)针对请示进行答复。上下行文要互相对应。

　　(3)要明确态度。批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，摸棱两可，以免下级机关无所适从。批复的主送机关非常明确，只有请示机关一个，如果所请示问题带有普遍性，或需告知其他机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位;二是将批复抄送有关单位;三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。

　　(4)不能指示、复函混用。同为下行文，均对有关事项提出原则、要求，但两者的区别是明显的。首先是内容不同，指示是对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。而批复事项较窄，只能针对请示事项作出具体答复。其次是受文对象不同。指示的受文对象一般不是某个机关，而是有关的机关单位，受文对象甚至不确定。而批复有特定的受文单位，只给原请示机关发出批复。再次是制发动因不同。指示根据需要而作，属主动行文，批复则是针对下级机关请示而发的，属于被动行文。

　　1、文种释义

　　函是机关之间用于商洽工作、询问和答复问题的一种公文。函可分公函、便函两种。便函用机关信笺缮写或打印，可加标题，不必编号，落款署上机关名称，签上日期，盖上公章即可。这种形式的便函不属于正式文件，一般也不归入档案。公函是正式文件，应按正规形式的公文处理。一般情况下，函是用于不相隶属的机关之间商洽工作、咨询和答复问题的公文，不具备指导作用，也无批准效力;但上级机关对下级机关询问重要问题的复函，就有指示作用或批准作用。

　　2、基本结构与写法(略)

　　3、写作要求

　　(1)要正确区分公函与便函。“函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文时要采用正式文件的标印格式。因此，不能把机关日常使用的普通“信函”(也叫“便信”、“便函”)与“函”混为一谈，信函不是正式公文。

　　(2)掌握分寸，用语平和。当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说“有理不在声高”，这是由“函”这一文种的性质所决定的。

　　(3)要准确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅(室)代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。“函代批复”的代字，在此并未作“代替”理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。

　　(4)一函一事。

　　(5)语言要得体、有分寸。写函应力避客套，在语言上应讲究礼貌。不能使用指示、命令式的语言，要用平等磋商的语调，应在语言上恰如其分地体现出行文机关的“地位”和姿态，这样才能充分发挥函的作用。

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