事业单位备考：公文的构成

事业单位备考：公文的构成

　　一、版头部分

　　(一)份号

　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。如需标注份号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

　　(二)秘密等级和保密期限

　　秘密等级和保密期限指需要标注的密级和保密期限，密级分文“秘密”“机密”“绝密”三种。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　(三)紧急程度

　　需要紧急送达和办理的公文要标识紧急程度，紧急程度分为“特急”、“急件”两种。紧急电报分为“特提”“特急”“加急”“平急”四种。

　　(四)发文机关标识

　　发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定的公文，发文机关标识略有不同。单一行文时，发文机关名称应“一”字排开;联合行文时，主办机关排在前，协办单位排在后。

　　(五)发文字号

　　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识;年份必须标全称，不能标注两位数简写，年份要用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位，不加“第”字。单一行文公文字号“一”字排开;如是联合行文只标注主办机关发文字号。

　　(六)签发人

　　由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右;如有多个签发人，一般每行排两个姓名。

　　二、主体部分

　　(一)标题

　　公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成。在发文机关、事由、文种三个要素中“文种”不可省略，在特殊情况下“发文机关”和“事由”可以省略。一是省略“发文机关”，多见于上行文;二是省略“事由”，在命令、公告、通告等文种中较为常见;三是省略“发文机关”和“事由”，在公告、通告等公布性文件以及内容单一的知照性通知经常这样处理。标题末不加标点;标题中一般不使用标点，标题中出现法规、规章名称可以使用书名号《》。“事由”前面一般加“关于”二字，表示涉及的范围或事务。

　　(二)主送机关

　　主送机关又称抬头、上款，指对公文负有主办或答复责任的机关。主送机关名称应使用全称或规范化简称或同类机关的统称。

　　(三)正文

　　公文首页必须显示正文。

　　文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

　　(四)附件说明

　　附件是公文的重要组成部分，与正文具有同等效力。

　　附件说明应在正文下空 1 行左空 2 字处标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。

　　(五)成文日期

　　成文日期指成文的具体时间，是公文的生效时间。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全不能省略，位于中文右下方(右空四字)。

　　确定公文成文日期的原则是：一般公文，以负责人签发的日期为准;经会议讨论通过的公文，以通过日期为准;法规性公文以批准日期为准;联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准;电报以发出日为准。

　　(六)公文生效标识

　　1.加盖印章的公文

　　成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

　　单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

　　联合行文时，将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

　　2.加盖签发人签名章的公文

　　单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

　　联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。

　　(七)附注

　　附注用以说明公文的阅读范围、使用注意事项、请示和上行的意见的联系人和电话等。

　　附注标识在成文日期下 1 行，居左空 2 字加圆括号。

　　三、版记部分

　　(一)抄送机关

　　“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

　　如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。

　　(二)印发机关和印发时间

　　印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。

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